Informationsmanagement im Finanzsektor: Schneller und flexibler Zugriff auf Daten mit Iron Mountain

April 2024

Freie-PM.de: (Mynewsdesk) Iron Mountain bietet maßgeschneiderte Lösungen für mehr Sicherheit, Service und Compliance

Hamburg ? 13. Juli 2015. Beim oftmals komplizierten Management ihrer Unterlagen greifen führende Finanzdienstleister zunehmend auf das System von Iron Mountain zurück. Dabei bietet der Spezialist für die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten maßgeschneiderte Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Daten nicht nur archivieren, sondern aktiv verwalten können. Für Finanzdienstleister bedeutet dies eine höhere Kundenzufriedenheit, verbesserte Compliance sowie ein vermindertes Risiko durch Datenpannen.

Um ihre Marktdurchdringung zu vergrößern und ihren Umsatz zu steigern, stellen sich Finanzdienstleister zunehmend wachsenden Herausforderungen. Sie expandieren international und versuchen, Kunden durch guten Service zu akquirieren und dauerhaft an sich zu binden. Gleichzeitig gilt es, strengen Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden standzuhalten, umfangreiche gesetzliche Vorschriften einzuhalten sowie Verluste durch ein effizientes Forderungsmanagement zu begrenzen. Dies steigert die Bedeutung der standortübergreifenden Datenverwaltung als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain als globaler Partner ein zuverlässiges System für das Informationsmanagement.

Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnellen Datenzugriff

Mit der sicheren Lagerung sämtlicher aktiver Dokumente in seinen Archiven unterstützt Iron Mountain Unternehmen in über 36 Ländern. So werden die physischen Dokumente archiviert und sind ? entweder als Original oder als Digitalisierung/Scan, der Kunde hat die Wahl ? auf Wunsch sogar innerhalb von zwei Stunden zugänglich. Dabei bietet das Unternehmen neben der Digitalisierung der Akten auch eine bedarfsgerechte Organisation der Daten und ermöglicht den standortübergreifenden Informationszugriff. Ist es erforderlich, dass ein Bankmitarbeiter auf ein Darlehen, eine Kreditkarte oder einen Hypothekenantrag eines Kunden zugreifen muss, stehen ihm

die benötigten Dokumente direkt bei Arbeitsbeginn zur Verfügung. ?Über unser Online-Kundenportal IM ConnectTM regeln wir sämtliche Benutzerrechte und stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die entsprechenden Daten und archivierten Dokumente zugreifen können?, erläutert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. ?Mit der Möglichkeit zur Indizierung und Kategorisierung der Akten unter Verwendung ihrer firmeneigenen Terminologie filtern unsere Kunden beispielsweise nach Kreditnehmern und erhalten alle relevanten Informationen auf einen Blick. Auf diese Weise steigern Finanzdienstleister die Bearbeitungsgeschwindigkeit und erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden.?

Mehr Sicherheit im Alltag durch globale Vernetzung

Sind Informationen global vernetzt, so profitieren Unternehmen an all ihren Standorten weltweit von denselben qualitativ hochwertigen Prozessen. Dies verbessert das Forderungsmanagement, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und Standards der Datensicherheit und ermöglicht es, den Auditoren bei einer Wirtschaftsprüfung die passenden Informationen direkt vorlegen zu können. Zudem bedeutet die enorme Menge an deaktivierten Konten und abgelaufenen Darlehensverträgen für Unternehmen oftmals ein potenzielles Compliance-Risiko. Um dieses möglichst niedrig zu halten, ist Iron Mountain bestens mit den Aufbewahrungsfristen vertraut und vernichtet abgelaufene Datensätze in Absprache mit den Kunden so, dass sie nicht wieder rekonstruiert werden können.

Durch die Zusammenarbeit mit Iron Mountain können Finanzdienstleister jederzeit genau prüfen, wo sich ihre Unterlagen befinden. Dabei lagern sämtliche physische und digitale Dokumente stets geschützt und sicher. ?Im Gegensatz zu den üblichen Lagerräumen, die Sie mieten können, sind unsere Anlagen, Systeme und Fahrzeuge mit marktführenden Sicherheitssystemen ausgestattet, die regelmäßig geprüft werden?, so Börgmann. ?Unsere Mitarbeiter werden überprüft und im Hinblick auf ihre Tätigkeit mit den Best-Practice-

Verfahren für Aktenmanagement und Informationsvernichtung ausgebildet.? Zudem legt Iron Mountain großen Wert auf strenge Kontrollen der Nachweiskette sowie der Protokollierung für lückenlose Nachvollziehbarkeit. Sämtliche Arbeitsprozesse des Unternehmens erfüllen die geforderten Standards und Vorschriften, wie den Sicherheitsstandard der Kreditkartenindustrie (PCI Data Security Standard), ISO 27001:2008 Informationssicherheit und die Zertifizierung nach ISO 9001:2008 für effiziente Strukturen und einen exzellenten Service.

Bild: Iron Mountain

Bildunterschrift: Iron Mountain bietet maßgeschneiderte Lösungen im Dokumentenmanagement

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Über die Iron Mountain Deutschland GmbH

Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.000 gesicherten Archivcenter des in 36 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6 Millionen Quadratmeter. Iron Mountain kümmert sich um die Archivierung, Sicherung, Verwaltung und Wiederherstellung von physischen und digitalen Firmenunterlagen, Daten und Datenträgern, um Organisationen bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen. 1951 gegründet, speichert und sichert Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter Geschäftsdokumente, Backup-Bänder, elektronische Akten und medizinische Daten. www.ironmountain.de

Redaktionskontakt:

Aigner Marketing

Birgit Aigner

Erika-Mann-Str. 56

80636 München

Tel: +49 (0)89 54344065

Iron Mountain Deutschland GmbH

Lena Peinemann

Marketing Executive

Hindenburgstraße 162

22297 Hamburg

Tel.: +49 (0)40 52108-182

E-Mail:lpeinemann@ironmountain.de: mailto:lpeinemann@ironmountain.de

Web: www.ironmountain.de: http://www.ironmountain.de/
Aigner Marketing & Communications
Birgit Aigner
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Um ihre Marktdurchdringung zu vergrößern und ihren Umsatz zu steigern, stellen sich Finanzdienstleister zunehmend wachsenden Herausforderungen. Sie expandieren international und versuchen, Kunden durch guten Service zu akquirieren und dauerhaft an sich zu binden. Gleichzeitig gilt es, strengen Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden standzuhalten, umfangreiche gesetzliche Vorschriften einzuhalten sowie Verluste durch ein effizientes Forderungsmanagement zu begrenzen. Dies steigert die Bedeutung der standortübergreifenden Datenverwaltung als auch der entsprechenden Speicher- und Datenverarbeitungsprozesse erheblich. Um solchen Herausforderungen gerecht zu werden, bietet Iron Mountain als globaler Partner ein zuverlässiges System für das Informationsmanagement.

Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnellen Datenzugriff

Mit der sicheren Lagerung sämtlicher aktiver Dokumente in seinen Archiven unterstützt Iron Mountain Unternehmen in über 36 Ländern. So werden die physischen Dokumente archiviert und sind ? entweder als Original oder als Digitalisierung/Scan, der Kunde hat die Wahl ? auf Wunsch sogar innerhalb von zwei Stunden zugänglich. Dabei bietet das Unternehmen neben der Digitalisierung der Akten auch eine bedarfsgerechte Organisation der Daten und ermöglicht den standortübergreifenden Informationszugriff. Ist es erforderlich, dass ein Bankmitarbeiter auf ein Darlehen, eine Kreditkarte oder einen Hypothekenantrag eines Kunden zugreifen muss, stehen ihm

die benötigten Dokumente direkt bei Arbeitsbeginn zur Verfügung. ?Über unser Online-Kundenportal IM ConnectTM regeln wir sämtliche Benutzerrechte und stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf die entsprechenden Daten und archivierten Dokumente zugreifen können?, erläutert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. ?Mit der Möglichkeit zur Indizierung und Kategorisierung der Akten unter Verwendung ihrer firmeneigenen Terminologie filtern unsere Kunden beispielsweise nach Kreditnehmern und erhalten alle relevanten Informationen auf einen Blick. Auf diese Weise steigern Finanzdienstleister die Bearbeitungsgeschwindigkeit und erhöhen die Zufriedenheit ihrer Kunden.?

Mehr Sicherheit im Alltag durch globale Vernetzung

Sind Informationen global vernetzt, so profitieren Unternehmen an all ihren Standorten weltweit von denselben qualitativ hochwertigen Prozessen. Dies verbessert das Forderungsmanagement, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und Standards der Datensicherheit und ermöglicht es, den Auditoren bei einer Wirtschaftsprüfung die passenden Informationen direkt vorlegen zu können. Zudem bedeutet die enorme Menge an deaktivierten Konten und abgelaufenen Darlehensverträgen für Unternehmen oftmals ein potenzielles Compliance-Risiko. Um dieses möglichst niedrig zu halten, ist Iron Mountain bestens mit den Aufbewahrungsfristen vertraut und vernichtet abgelaufene Datensätze in Absprache mit den Kunden so, dass sie nicht wieder rekonstruiert werden können.

Durch die Zusammenarbeit mit Iron Mountain können Finanzdienstleister jederzeit genau prüfen, wo sich ihre Unterlagen befinden. Dabei lagern sämtliche physische und digitale Dokumente stets geschützt und sicher. ?Im Gegensatz zu den üblichen Lagerräumen, die Sie mieten können, sind unsere Anlagen, Systeme und Fahrzeuge mit marktführenden Sicherheitssystemen ausgestattet, die regelmäßig geprüft werden?, so Börgmann. ?Unsere Mitarbeiter werden überprüft und im Hinblick auf ihre Tätigkeit mit den Best-Practice-

Verfahren für Aktenmanagement und Informationsvernichtung ausgebildet.? Zudem legt Iron Mountain großen Wert auf strenge Kontrollen der Nachweiskette sowie der Protokollierung für lückenlose Nachvollziehbarkeit. Sämtliche Arbeitsprozesse des Unternehmens erfüllen die geforderten Standards und Vorschriften, wie den Sicherheitsstandard der Kreditkartenindustrie (PCI Data Security Standard), ISO 27001:2008 Informationssicherheit und die Zertifizierung nach ISO 9001:2008 für effiziente Strukturen und einen exzellenten Service.

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